Word 2010 で文書のプロパティをドキュメント内に埋め込む方法について考えてみた＋まとめて更新する方法について

会社で文書管理をしているときに、1つの Word ファイル内で同じ文書番号を使用する場面があったのですが、文書番号を更新するたびに、複数の文書番号を更新するのが面倒と言うことで、文書のプロパティ(エクスプローラでファイルのプロパティとしても見ることができる)を利用することにしました。

要は、文字列定数の作り方と、その定数の Word ドキュメントへの埋め込み方法について、です。

ちょっと判りづらい手順なのでメモ。
※この例は Word 2010 で作業していますが、他のバージョンでもできますので、適当にメニューとか読み替えてください

埋め込みたい情報の設定

プロパティを開く

Office(ファイル) メニューから、[詳細情報|情報|プロパティ|詳細プロパティ]を開きます。

ユーザー設定のプロパティを設定する

開いたプロパティウィンドウの[ユーザー設定]タブを選択し、データを埋め込む際に判別するための名前を[プロパティ名]に、実際に埋め込むデータを[値]に入力し、[追加]ボタンをクリックします。

設定されたプロパティ

問題がなければ、入力したユーザー設定のプロパティが[一覧]に表示されます。

文書への埋め込み

ドキュメントへの埋め込み

Word ドキュメントへの埋め込みは、[挿入|クイックパーツ|フィールド]から行います。

埋め込むフィールドコードの指定

[分類]から[文書情報]を選択し、[フィールドの名前]から[DocProperty]を選択してください。
すると、[フィールドプロパティ]に、前の手順で名前を付けたプロパティ名(例では”文書番号”)が表示されます。
[OK]をクリックして確定します。

埋め込まれたフィールドコード

Word ドキュメント上に入力されたフィールドコードが確認できます。
前の手順で指定した値(例では”1.04”)が表示されます。

※Shift-F9 で、直接フィールドコードを確認・編集することもできます。

フィールドコードはヘッダー・フッターにも埋め込めます

フィールドコードは、ヘッダーなどに埋め込むことも可能です。

以上で、次回以降の更新は、文書のプロパティを1カ所いじれば、指定したすべてのフィールドコード部分が更新されます。

埋め込まれた情報の更新方法

Excel だと、計算式の再計算を F9 で行うことができますが、Word では、フィールドコードを選択してから F9 を押さなければならないため、数が多いと面倒です。

多いときは、文書をすべて選択(Ctrl+A)してから F9 を押しましょう。

*

ただし、ヘッダーやフッターに埋め込んだフィールドコードは、[すべて選択(Ctrl+A)]では選択できません。

しかし、文書を印刷すると更新されますので、PDF に出力するなどしてしまいましょう。
※これってバグ？

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